Effektiv sein genügt nicht
Organisation, Information und Dokumentation

Effektiv sein genügt nicht


Hast du auch schon gehört, dass du effektiv arbeitest? Hört sich toll an, aber muss nicht zwingend ein Kompliment sein, denn da gibt es noch die Effizienz. Aber wo liegt der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz? Die oft zitierte, aber abstrakte Erklärung lautet «Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge tun, während Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu tun.». Folgendes Beispiel hat mir geholfen, den Unterschied zu verstehen:

Fällt man einen Baum mit einer Axt, ist man effektiv, erreicht das Ziel und ist wirkungsvoll. Effektiv, aber zusätzlich auch effizient wäre man mit einer Kettensäge. Man erreicht damit das Ziel, aber schneller und mit weniger Aufwand als mit einer Axt. Würde man stattdessen einen Kaffeelöffel verwenden, so könnte man durchaus effizient sein in der Anwendung desselbigen, aber es wäre nicht effektiv, man erreicht damit das Ziel nicht, den Baum zu fällen.

In meiner Selbstwahrnehmung bin ich in vielem was ich mache effektiv, es ist in gewissen Situationen eher die fehlende Effizienz, in der ich meinen Schwachpunkt sehe. Ich glaube, das liegt unter anderem an meiner bequemen Seite und dass ich positiv eingestellt, schnell einmal mit dem funktionierenden IST Zustand zufrieden bin, auch wenn dieser ineffizient ist. So habe ich z.B. fast mein ganzes Leben bisher effektiv mit einem Messer die Pepperoni halbiert und dann mühsam die einelnen Kerne abgekratzt, bis ich eine effektive und effiziente Schälweise entdeckt habe . Im Projektalltag? Da fallen mir sofort die folgenden Situationen ein:

In einem Meeting ergeben sich Aufgaben für mich.

Was ich tun sollte
Die Aufgaben direkt z.B. in Planner, Trello oder einem anderen Aufgabentool erfassen und datieren.

Was ich tue
Ich schreibe parallel in Notepad, kopiere den Inhalt nach Meetingende in ein zentrales OneNote und formuliere die Aufgaben neu.

Während einem Meeting führe ich Protokoll.

Was ich tun sollte
Eine Protokollvorlage im Projektdokumentationstool (z.B. Azure DevOps, Confluence, OneNote) ausfüllen während dem Meeting.

Was ich tue
Ich arbeite im Projektdokumentationstool, aber ohne Vorlage. Während dem Meeting schreibe ich das Gehörte mit und schreibe nach dem Meeting das Protokoll ins Reine.

Vor Feierabend organisiere ich die Arbeit für den nächsten Tag.

Was ich tun sollte
Im Aufgabentool priorisiere und strukturiere ich meine Aufgaben mit einem Board, Stati, Tags, Reihenfolgen.

Was ich tue
Ich strukturiere in Textform in meinem zentralen OneNote den nächsten Tag und wende dabei Keywords wie DONE/WAIT an und priorisiere über die Zeilennummer.

Die obigen Missstände sind mir schon eine Weile bekannt. Ein Vorgesetzter empfahl mir bereits einmal, wann immer möglich etwas «nur einmal im richtigen Tool und Format zu schreiben, denn irgendwann werde die Situation kommen, in der ich keine Zeit mehr für Redudanzen habe». Trotzdem habe ich bisher nichts verändert. Gründe?

  • Es fällt mir schwer, während einem Meeting zuzuhören, zu moderieren, zu denken und dann parallel sauber mitzuschreiben.
  • Mein Aufgabenmanagement ist unterdessen ‹effizient ineffizient›, sozusagen ausgeglichen, nahezu perfektioniert, so dass der Leidensdruck, etwas zu ändern, nicht hoch genug scheint und ich mir nicht sicher bin, ob ich wirklich Zeit spare.
  • Ich habe kein Tool zur Verfügung, dass mich die Aufgabenverwaltung und das Protokollschreiben so machen lässt, wie ich das gerne hätte.
  • Eine neue Arbeitsweise bedeutet eine Umgewöhnung und Zeit. Die aber fehlt mir im stressigen Projektalltag.

AUSREDEN! Jeder Punkt hat natürlich seinen Funken Wahrheit und doch merke ich mit dem Schreiben, dass die Tatsache bleibt, dass ich mich aktuell mit einer funktionierenden, effektiven aber ineffizienten Arbeitsweise zufrieden gebe. Und so fasse ich in diesem Moment den Entschluss, dass ich das ändern muss. Ich will die Axt durch die Kettensäge ersetzen. Frag mich doch an Weihnachten, wie es mir gelungen ist. Erfolgsgarantie gebe ich keine, aber Motivation dazu habe ich nach diesem Blog-Beitrag allemal.

Wo in deinem Leben, beruflich oder privat, hast du einen funktionierenden, effizienten aber ineffektiven IST-Zustand und gibst dich damit zufrieden?

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  • Reto Rüetschi

    Reto RüetschiReto Rüetschi

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    Dein Was ich tun sollte und was ich tue hat mich auch gleich an mich selbst erinnert 😉
    Ich mache gute Erfahrungen, wenn ich versuche, das Protokoll vor dem Meeting bereits zu schreiben. So weiss ich genau, was mein End in Mind ist und oft muss ich nach dem Meeting am Protokoll nur noch wenig verändern.
    Und bezüglich der Prirorisierung von Aufgaben war für mich der Satz «The key is not to prioritize your schedule, but to schedule your priorities.» ein Eyeopener. Früher hatte ich immer eine LIste, auf der die wichtigsten Punkte zuoberst standen. Abgearbeitet habe ich die LIste dann fast nie in dieser Reihenfolge. Er als ich damit begann, die wichtigsten Aufgaben auch in meine Agenda zu übertragen, ist es mir gelungen, die wichtigsten Dinge wirklich prioritär zu behandeln.


    • Michael Lutz

      Michael LutzMichael Lutz

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      Danke für deine Tipps. Auch für mich hat sich als sehr positiv erwiesen, Tasks im Kalender einzuplanen als Priorisierung.


  • Manuela Gabathuler

    Manuela GabathulerManuela Gabathuler

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    Danke für deine bildlichen Erläuterungen und deine Ehrlichkeit. Das finde ich toll und mega authentisch. Ich würde es nicht als ineffizient beschreiben, da es auch helfen kann einfach mal das Gehörte aufzuschreiben und dann anhand seiner Notizen übersichtlich die nächsten Schritte etc. zu formulieren. Ja verbessern geht immer doch um welchen Preis? Die Arbeit sollte ja auch noch Spass machen. Und wenn dann am Besten mit kleinen Schritten anfangen und durch neue Rituale nachhaltig das verändern, was dich wirklich stört. Es führen ja bekanntlich viele Wege nach Rom 😉


    • Michael Lutz

      Michael LutzMichael Lutz

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      Danke Manuela für dein Verständnis meiner Situation. Du zeigst mir die Perspektive auf, dass ich mir keinen falschen Druck machen muss für Veränderungen und das empfinde ich als sehr wertvoll.